Die KV Sachsen begleitet Ärztinnen und Ärzte in allen Phasen ihres beruflichen Werdegangs – auch über den Tod hinaus. Wir stehen auch Ihnen als Praxisteam, Angehörige und Erben eines Praxisinhabers beratend zur Seite. Wir möchten Sie in dieser traurigen Zeit des schweren Verlusts gerne unterstützen und Ihnen bei der Aufrechterhaltung des Praxisbetriebs, der Nachfolgersuche sowie der Praxisübergabe behilflich sein.
Nachfolgend erhalten Sie einen kurzen Überblick über die wichtigsten Anhaltspunkte nach dem unerwarteten Tod des Praxisinhabers, welcher jedoch nicht das vertrauliche und beratende Gespräch mit der KV Sachsen ersetzen sollte.
Patienten, die zeitnah einen Termin in der Praxis haben, sollten Sie rechtzeitig telefonisch informieren. Alle anderen Patienten erreichen Sie am besten über einen Praxisaushang und die Lokalpresse.
Informieren Sie die KV Sachsen umgehend über den Tod des Vertragsarztes. Die KV Sachsen wird mit Ihnen im Telefongespräch oder persönlich das weitere Vorgehen besprechen.
Die KV Sachsen wird mit Ihnen zunächst die Absicherung der Patientenversorgung, die Abschlagszahlung (monatliche Vorauszahlung der Quartalsabrechnung) und die Quartalsabrechnung klären.
Über ein Schreiben werden Sie zur Vorlage der Sterbeurkunde aufgefordert. Diese wird zur Statusänderung des Vertragsarztes im Arztregister benötigt.
Um die Versorgung der Patienten sicherzustellen, sollte möglichst schnell ein Praxisvertreter gefunden und eingesetzt werden. Sollte Ihnen nicht bekannt sein, wer gewöhnlich die Abwesenheitsvertretung für die Praxis übernommen hat, ist auch hier die KV Sachsen die erste Anlaufstelle.
Eine Vertretung ist nur durch einen Facharzt desselben Fachgebietes möglich. Für die Erbringung genehmigungspflichtiger (z. B. Röntgen, Sonographie etc.) bzw. sonstiger qualifikationsabhängiger Leistungen benötigt der Vertreter die entsprechenden Qualifikationsvoraussetzungen und ggf. eine Genehmigung der KV Sachsen.
Grundsächlich gibt es zwei Möglichkeiten der Vertretung:
Die „kollegiale Vertretung“ ist für einen Zeitraum von maximal drei Monaten zulässig. Der Vertragsarzt, dessen Praxis in der näheren Umgebung ist, behandelt in seiner eigenen Praxis die Patienten des verstorbenen Arztes.
Die längerfristige Lösung ist die Vertretung durch einen Arzt in der Praxis des Verstorbenen („Vor-Ort-Vertretung“). Jeder Arzt, der zumindest die Approbation und Facharztanerkennung nachweisen kann oder bereits in das Arztregister der KV Sachsen eingetragen ist, kann die Praxis mit Genehmigung der KV Sachsen maximal zwei Quartale als Vertreter fortführen.
Die KV Sachsen verweist auf die Nutzung des Beratungsangebots und die Vertreterbörse.
Beide Varianten der Vertretung („kollegiale Vertretung“ oder „Vor-Ort-Vertretung“) melden Sie der KV Sachsen formlos unter Angabe des Vertretungsarztes, des Vertretungszeitraums und der Sprechzeiten, falls diese von den bisherigen Präsenzzeiten des Arztes abweichen. Sollte der Arzt noch nicht im Arztregister der KV Sachsen eingetragen sein, sind der Vertretermeldung eine Kopie der Approbations- und Facharzturkunde beizufügen.
Die Ärzte-Berufshaftpflicht schützt den Arzt und seine Angestellten bei Schadenersatzansprüchen Dritter. In der Berufshaftpflicht sollte eine Nachhaftungsversicherung (in der Regel für eine Dauer von 5 Jahren) nach Beendigung der Versicherung, einschließlich durch Tod, eingeschlossen sein. Prüfen Sie den Versicherungsschutz dahingehend, ob Vereinbarungen für Vor-Ort-Praxisvertretungen und Anstellungsverhältnisse getroffen worden sind.
Da die Zulassung eines Vertragsarztes grundsätzlich mit dem Tod endet, sollten Sie unverzüglich mit der Nachfolgersuche beginnen. Von einem „verwertbaren Praxissubstrat“, d. h. einer ohne Wertverlust zu übergebenden Praxis wird in diesem besonderen Fall bei einer Nachbesetzung innerhalb von zwei Quartalen ausgegangen.
Die KV Sachsen unterstützt Sie bei der Nachfolgersuche. Bei Interesse erhalten Sie eine Liste mit Niederlassungsinteressenten. Gerne stellt die KV Sachsen auch den Kontakt zu potentiellen Praxisübernehmern her.
Die KV Sachsen empfiehlt Ihnen zudem ein Inserat in der KV-Praxisbörse.
Damit Sie ein Praxisübergabeverfahren in die Wege leiten können, benötigt die KV Sachsen den Nachweis über die Erbschaft (Vorlage einer Vollmacht, Hinterlegungsbescheinigung [beglaubigter Testamentsauszug] oder Kopie des Erbscheins, ggf. die Bevollmächtigung bei einer Erbengemeinschaft).
Das Verfahren der Praxisübergabe richtet sich danach, ob der Planungsbereich, in dem sich die abzugebende Praxis befindet, von Zulassungsbeschränkungen betroffen ist.
Beim Bestehen von Zulassungsbeschränkungen, d. h. der Planungsbereich ist für Neuzulassungen gesperrt, starten Sie das Praxisübergabeverfahren mit einem Antrag auf Durchführung eines Nachbesetzungsverfahrens. Nach Zustimmung des Zulassungsausschusses wird die Praxis im Sächsischen Ärzteblatt und auf der Internetpräsenz der KV Sachsen veröffentlicht. Ab diesem Zeitpunkt sind Bewerbungen und Anträge zur Praxisübernahme möglich.
Bestehen keine Zulassungsbeschränkungen, kann der Praxisnachfolger direkt einen Antrag auf Zulassung zur Praxisübernahme stellen.
Wichtig ist, dass Sie dem Zulassungsausschuss bis zur Antragsentscheidung der Nachfolgezulassung eine Erklärung über die Einigung hinsichtlich der Übernahmemodalitäten vorlegen, die von Ihnen als Praxisabgeber und vom -übernehmer zu unterzeichnen ist.
Um den Praxisübernahmeinteressenten ein Verkaufsangebot unterbreiten zu können, sollten Sie den Verkehrswert, d. h. den Wert der Praxis schätzen lassen. Der Praxiswert setzt sich aus dem materiellen und dem ideellen Praxiswert zusammen. Die Grundlage zur Ermittlung des materiellen Praxiswertes bildet das Inventarverzeichnis der Arztpraxis. Für die Höhe des ideellen Wertes sind unter anderem der Umsatz und der Ertrag der Praxis, das Alter und der Ruf der Praxis, die Qualifikationen und die Behandlungsmethoden, die Qualität des Praxisstandortes, die Attraktivität von Praxisgebäude und Praxisräumen, die Qualifikation des Personals, die Praxisorganisation und vor allem die Patientenkartei von Bedeutung.
Die Modalitäten zur Praxisübergabe/-übernahme sollten in einem Praxisübernahmevertrag geregelt sein, der auch datenschutzrechtliche Klauseln zur Verwahrung der Patientenkartei enthält. Musterverträge erhalten Sie über die KV Sachsen.
In einem Praxisabgabegespräch berät Sie die KV Sachsen zur Durchführung des Praxisübergabeverfahrens, zur Antragstellung und zu den Fristen.
Da der Arzt einen Behandlungsvertrag mit dem Patienten schließt, sind die Patientenakten Eigentum des Vertragsarztes. In der Berufsordnung ist eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren, bei Schadensersatzansprüchen sogar von 30 Jahren, geregelt. Sie als Erben müssen nun dafür Sorge tragen, dass die Akten „in gehörige Obhut gegeben“ werden, d. h. datenschutzgerecht aufbewahrt werden und dem Patienten bei Anfrage Einsichtsrecht, einschließlich der Herausgabe einer Kopie, gewährt wird. Diese Pflicht kann vom Praxisnachfolger übernommen werden. Regeln Sie dies am besten über eine Klausel im Praxisübernahmevertrag.
Jeder Vertragsarzt verwaltet seine vertragsärztliche Tätigkeit über das Mitgliederportal der KV Sachsen. Dort finden Sie die wichtigsten Dokumente, wie Honorarbescheide und bestehende Verträge. Die Zugangsdaten können Sie bei Vorlage eines Erbnachweises bei der KV Sachsen erfragen.
Die Telematikinfrastruktur (TI) ist die Datenautobahn des Gesundheitswesens. Sie besteht aus verschiedenen Komponenten – dem Konnektor, dem Praxisausweis (SMCB-Karte), ein oder mehrere Versichertenkartenlesegerät(e) und dem Praxisverwaltungssystem (Software). Zudem hat jeder Vertragsarzt meistens noch einen elektronischen Heilberufeausweis (eHBA), um sich online authentifizieren zu können und Dokumente auf digitalem Weg zu unterzeichnen. Voraussetzung ist ein Internetanschluss. Jede Vertragsarztpraxis erhält bei Zulassung von der KV Sachsen eine Betriebsstättennummer (BSNR). Der Praxisausweis (SMCB-Karte) mit der BSNR ist praxisbezogen und wird nach Praxisschließung bzw. –übergabe nach gewisser Zeit automatisch gesperrt. Den personenbezogenen Heilberufeausweis sollten Sie bei der Sächsischen Landesärztekammer deaktivieren lassen. Alle anderen erwähnten Hardware- und Softwarekomponenten können Sie an den Praxisnachfolger übergeben bzw. an den Technikanbieter zurückgeben.
Denken Sie auch daran, berufliche Institutionen und Ämter (die Sächsische Landesärztekammer, die Sächsische Ärzteversorgung, die Berufsgenossenschaft, das zuständige Gesundheits- und Finanzamt sowie Berufsverbände), Banken und Kreditinstitute, Versicherungsgesellschaften sowie den Steuerberater zu informieren.
Zu bestehenden Praxisverträgen (Miet-, Stromversorgungs- und Telekommunikationsvertrag, Liefer- und Wartungsverträge sowie Personalverträge) kann Ihnen bestenfalls das Praxispersonal weiterhelfen.
Falls keine Vertretung gefunden wurde, stellen Sie bei der Post einen Nachsendeauftrag und lassen Sie diese Adresse auch im Arztregister der KV Sachsen hinterlegen.
Tipp an alle Vertragsärzte: Sprechen Sie frühzeitig eine Vertrauensperson an, die sich im Todesfall um die Abwicklung kümmert. Binden Sie diesen Ansprechpartner soweit in den Praxisbetrieb ein, dass er grob über den Praxisalltag Bescheid weiß und entsprechende Verträge sowie Dokumente im Ernstfall findet. Wir empfehlen Ihnen, einen „Notfallordner“ zu erstellen und Vollmachten zu hinterlegen.
Stirbt ein Praxisinhaber oder eine -inhaberin oder wird infolge von Unfall oder Krankheit berufsunfähig, sollten sich die Angehörigen wegen der fortlaufenden Kosten für Miete und Personal umgehend darum bemühen, dass die Praxis weitergeführt wird. Existiert eine Generalvollmacht, haben die Hinterbliebenen Zugriff auf die Konten der Praxis und könnten davon die laufenden Kosten vorerst weiter bestreiten. Hilfreich ist für diesen Fall der Abschluss einer Praxisausfallversicherung.
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Ressort Vertragsärztliche Versorgung
Fachbereich Beratung
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