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DMP-Dokumentationen – Ablauf in der DMP Datenstelle Sachsen

Die Organisation und der Ablauf in der Datenstelle sind in vielen Arztpraxen noch nicht oder noch nicht genügend bekannt. Nachfolgend erhalten Sie einige Informationen zum Ablauf der Verarbeitung Ihrer Daten/Datenträger in der Datenstelle:

Die Dokumentationen müssen – seit 1. Juli 2009 auch für die Diagnose Brustkrebs – elektronisch erfasst und an die Datenstelle nach Hallstadt (bei Bamberg) übermittelt werden. Die Teilnahmeerklärungen werden weiterhin beleghaft an die Datenstelle gesendet.

Der Arzt speichert seine durch eine KBV-zertifizierte Software geprüften Daten auf einem Datenträger (Diskette oder CD-ROM). Dieser Datenträger wird dann an die Datenstelle geschickt. Hier werden die Daten eingelesen. Der Arzt erhält eine Versandliste mit allen auf dem Datenträger vorhandenen Erstdokumentationsdatensätzen zugeschickt. Eine Unterschrift ist für alle diese Erstdokumentationen notwendig. Diese Übersicht senden Sie bitte umgehend unterzeichnet an die Datenstelle zurück. Versandlisten werden von der Datenstelle wöchentlich versandt bzw. erfolgt die Erinnerung bis zu dreimal (nach 14 Tagen und zweimal je nach 7 Tagen).

Für den Fall, dass ein eingereichter Datenträger nicht lesbar ist oder falsche Daten enthält, bekommt der Arzt innerhalb von ca. 4 Tagen einen Brief und wird gebeten, die Daten neu einzureichen. Voraussetzung hierfür ist, dass auf der Diskette oder im Begleitbrief sein Name und die Kontaktdaten vorhanden sind, damit die Datenstelle eine entsprechende Information an den Arzt senden kann. Die Datenträger erhält der Arzt generell nicht zurück, diese werden archiviert. Eine Erinnerung erhält der Arzt, wenn keine neue Einreichung erfolgt. In beiden Briefen wird nicht darauf hingewiesen, dass ggf. ein Verfristungstermin ansteht. Wir bitten Sie, in solchen Fällen umgehend einen neuen Datenträger zu versenden bzw. sich bei der Datenstelle zwecks anstehender Verfristung zu erkundigen.

Anschrift:

DMP Datenstelle Sachsen

Postfach 10 04 37

(Bitte nur Versand mit der Deutschen Post!!!)

96056 Bamberg

Telefon: (09 51) 3 09 39 61

E-Mail-Adresse:

dmp-sachsen@dmpservices.de

Eine weitere Möglichkeit ist der Versand der Dokumentationsdaten per E-Mail. Dazu müssen die Daten an o. g. Adresse gesendet werden.

Nach dem E-Mail-Versand erhalten Sie eine automatisch generierte Eingangsbestätigung von der Datenstelle (Auto-Reply). Dies ist aber noch keine Bestätigung, dass die Dokumentationen vollständig und plausibel sind. Bei einer fehlerhaften Übertragung (E-Mail-Anhänge nicht entschlüssel- oder lesbar bzw. keine Datenanhänge an der E-Mail) erhält der Arzt eine Fehlermeldung per E-Mail, in der Regel am nächsten Tag. Auch hier erfolgen die Prozesse zur Versandliste für die Erstdokumentationen und die Arztinformation wie bereits beschrieben.

Es empfiehlt sich, die Versandliste/Arztinformation mit der eigenen vom Programm erstellten Versandliste abzugleichen, damit das Fehlen von Dokumentationen frühzeitig erkannt wird.

Werden durch die Datenstelle Fehler in den Dokumentationsdaten festgestellt, erfolgt das telefonische Korrekturverfahren mit der Arztpraxis. Die gemeinsam korrigierten Dokumentationsdaten werden nunmehr von der Datenstelle ausgedruckt und an die Praxis geschickt. Diese Korrektur ist vom Arzt zu unterschreiben, das Datum einzutragen und dann an die Datenstelle zurückzuschicken. Erst jetzt werden die in der Datenstelle vorliegenden Daten gültig.

Zur Information, welche Dokumentationen insgesamt in der Datenstelle eingegangen sind und in welchem Status sie sich befinden, erhalten Sie circa am 12. Arbeitstag eines Monats für den Vormonat eine Arztinformation von der Datenstelle, in welcher sowohl Erstdokumentationen als auch Folgedokumentationen aufgelistet sind. Sie bietet die Komplettübersicht eines Zeitraumes. Außerdem sind in der Arztinformation alle noch nicht wieder in der Datenstelle eingegangenen Korrekturen sowie eingegangene verfristete Dokumentationen aufgelistet. Die Arztinformation dient nur der Information und muss daher nicht unterschrieben und zurückgesendet werden. Wenn zwei aufeinander folgende Dokumentationen fehlen, wird der Patient von seiner Krankenkasse aus dem DMP-Programm ausgeschrieben. Fehlt eine Dokumentation, so setzen sich einige Krankenkassen bereits mit dem Arzt und dem Patienten in Verbindung.

Wird der Patient von seiner Kasse ausgeschrieben, muss für die Neueinschreibung erneut eine Teilnahmeerklärung des Patienten sowie eine Erstdokumentation durch den Arzt erstellt werden. Kommt es durch den Patienten zu einem Arztwechsel, muss mit einer Folgedokumentation weiter dokumentiert werden. Hier entfällt die erneute Teilnahmeerklärung des Patienten.

Gemäß den DMP-Verträgen sollen die Dokumentationen innerhalb von zehn Kalendertagen nach Dokumentationsdatum an die Datenstelle übermittelt werden. Bitte beachten Sie, dass die Verfristungstermine für Folgedokumentationen in der Mitte des Folgequartals liegen. Für Erstdokumentationen gilt ein längerer Verfristungszeitraum, nämlich von einem Quartal zuzüglich 52 Tage.

Beispiele:

Erstdokumentation > Dokumentationsdatum:

7. Juli 2009, Verfristung:

02/2010

Folgedokumentation > Dokumentationsdatum:

7. Juli 2009, Verfristung:

11/2009

Dokumentiert ein Arzt mit einer falschen LANR, BSNR oder hat noch keine Genehmigung für ein DMP, wird sich die zuständige Bezirksgeschäftsstelle mit ihm in Verbindung setzen. Bitte beachten Sie, dass unter Umständen bei Nichtvorliegen einer entsprechenden Genehmigung die Dokumentation in der Datenstelle unbearbeitet bleibt.

– Qualitätssicherung/dae –

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